ATS-vriendelijk cv: zo leest de software je cv goed
The CVera Team · · 8 min leestijd
Solliciteer je via een online formulier bij een ziekenhuis, gemeente, uitzendbureau of groter bedrijf, dan komt je cv vrijwel altijd eerst in een applicant tracking system terecht: een ATS. Die software leest je cv uit, zet de gegevens in een profiel en helpt de recruiter om sollicitaties te sorteren en te doorzoeken. Een cv dat het systeem niet goed kan lezen, komt rommelig of onvolledig bij de recruiter aan. In deze gids lees je hoe een ATS werkt, welke opmaak veilig is en hoe je slim met trefwoorden omgaat, zonder dat je cv onleesbaar wordt voor mensen.
Wat doet een ATS precies?
Een ATS is in de eerste plaats een administratiesysteem. Bekende systemen in Nederland en België zijn onder meer Workday, SAP SuccessFactors, Recruitee, Homerun en Teamtailor, en veel uitzendbureaus hebben een eigen systeem. Wat ze ongeveer allemaal doen:
- Uitlezen (parsen): het systeem haalt tekst uit je pdf of Word-bestand en probeert te herkennen wat je naam is, wat je werkervaring is, welke opleiding je hebt en welke vaardigheden je noemt.
- Opslaan: die gegevens komen in een kandidaatprofiel, vaak naast de antwoorden die je in het formulier hebt ingevuld.
- Zoeken en filteren: de recruiter zoekt in alle sollicitaties op termen als "hbo", "Exact Online" of "rijbewijs C" en kan knock-outvragen instellen, zoals "Heb je een BIG-registratie?".
- Rangschikken: sommige systemen geven een score op basis van hoe goed je profiel aansluit bij de vacature.
Het beeld dat "een robot je cv afwijst" klopt meestal niet helemaal. In de praktijk beslist vaak nog een mens, maar die mens ziet wel wat het systeem van je cv heeft gemaakt. Als je werkervaring als één brij tekst in het profiel staat, of als je functietitels ontbreken, begin je met een achterstand.
Opmaak: wat een ATS goed kan lezen
Het belangrijkste principe: houd de structuur eenvoudig en de tekst echt tekst. Een cv kan er strak en modern uitzien en toch goed leesbaar zijn voor software.
| Wel doen | Liever niet |
|---|---|
| Standaardkoppen: Werkervaring, Opleiding, Vaardigheden, Talen | Creatieve koppen zoals "Mijn reis" of "Waar ik goed in ben" |
| Eén kolom, of een eenvoudige zijbalk met korte gegevens | Complexe layouts met tekstvakken, meerdere kolommen naast elkaar |
| Gewone opsommingstekens | Iconen, sterren of balkjes om niveaus aan te geven |
| Contactgegevens in de hoofdtekst | Contactgegevens alleen in de koptekst of voettekst van het document |
| Standaardlettertypen zoals Arial, Calibri of Lato | Decoratieve lettertypen of tekst die als afbeelding is opgeslagen |
| Een tekstgebaseerde pdf of .docx | Een gescande pdf, een foto van je cv of een Canva-export als afbeelding |
Pdf of Word?
Moderne systemen lezen een pdf die je vanuit een tekstverwerker of cv-builder hebt gemaakt prima. Het probleem zit in pdf's waarin de tekst eigenlijk een afbeelding is, bijvoorbeeld een scan of een export uit een grafisch programma. Een eenvoudige test: open je pdf en probeer een zin te selecteren en te kopiëren. Lukt dat en klopt de volgorde van de tekst als je die in een leeg document plakt, dan is de basis goed. Vraagt de vacature expliciet om een Word-bestand, lever dan een .docx aan.
Datums en functietitels
Een ATS rekent vaak uit hoeveel jaar ervaring je hebt. Gebruik daarom een duidelijke, consistente datumnotatie, zoals "03/2021 – heden" of "mrt 2021 – heden", en zet de functietitel en werkgever op een eigen regel. Vermijd notaties als "'21–'23" of alleen jaartallen zonder context.
Trefwoorden: zo sluit je aan bij de vacature
Recruiters zoeken in hun ATS op woorden uit de vacature. Komt een belangrijke term niet in je cv voor, dan word je bij die zoekopdracht niet gevonden, ook als je de vaardigheid wel hebt. Zo pak je dat aan:
- Verzamel de termen: noteer uit de vacature de functietitel, software, certificaten, diploma's en vakbegrippen. Denk aan "AFAS", "WMS", "Scrum", "ADL-zorg", "VCA-VOL" of "B2B-accountmanagement".
- Gebruik de exacte schrijfwijze: schrijft de vacature "Salesforce", gebruik dan ook "Salesforce" en niet alleen "CRM-systeem".
- Noem afkortingen en voluit: bijvoorbeeld "Bedrijfshulpverlening (BHV)" of "Persoonlijk begeleider (PB'er)". Dan vindt het systeem je op beide.
- Verwerk ze in context: zet een term niet alleen in je vaardighedenlijst, maar ook in een opsommingsteken bij je werkervaring, waar je laat zien wat je ermee deed.
- Neem de functietitel over: als je huidige titel afwijkt van de gangbare term, kun je beide noemen, zoals "Customer Success Agent (klantenservicemedewerker)".
Voorbeeld: van algemeen naar vindbaar
Vacature voor een financieel administratief medewerker vraagt om "ervaring met Exact Online", "debiteurenbeheer" en "btw-aangifte".
| Vóór | Na |
|---|---|
| Diverse administratieve werkzaamheden in een boekhoudpakket. | Debiteurenbeheer voor 250 klanten in Exact Online; openstaande posten ouder dan 60 dagen met 40% teruggebracht. |
| Hulp bij aangiftes. | Kwartaalaangifte btw voorbereid en gecontroleerd voor drie bv's binnen de holding. |
Wat je beter niet doet
- Trefwoorden stapelen: een lijst van veertig vaardigheden of onzichtbare witte tekst met de vacaturetekst erin. Recruiters zien dat meteen, en sommige systemen herkennen het ook. Het werkt tegen je.
- Vaardigheidsbalkjes: "Excel ●●●●○" zegt een ATS niets en een recruiter weinig. Schrijf liever "Excel (draaitabellen, X-zoeken, Power Query)".
- Belangrijke informatie in een afbeelding: logo's van certificaten of een infographic met je loopbaan worden niet gelezen.
- Ongebruikelijke bestandsnamen of formaten: geen .pages, .odt of zip-bestanden, tenzij erom gevraagd wordt.
- Je cv elke keer anders opbouwen: een vaste, logische structuur maakt het makkelijker om per vacature alleen de inhoud aan te passen.
Het sollicitatieformulier telt ook mee
Veel ATS-procedures vragen je om naast je cv een formulier in te vullen. Neem dat serieus. Velden zoals "huidige functie", "opleidingsniveau" en "beschikbaarheid" worden vaak direct gebruikt om te filteren, soms meer dan je cv zelf. Zorg dat de antwoorden overeenkomen met je cv; als je in het formulier "hbo" invult en op je cv staat "Associate degree", kan dat vragen oproepen.
Knock-outvragen zijn eerlijk gezegd vaak de echte drempel. Wordt gevraagd of je een rijbewijs B, een VOG of een diploma op mbo-4-niveau hebt, beantwoord die vraag naar waarheid. Heb je een gelijkwaardige opleiding of ervaring, noem dat dan in een open veld of in je sollicitatiebrief.
Is een ATS-vriendelijk cv saai?
Nee. Een ATS-vriendelijk cv betekent niet dat je in Times New Roman op een wit vel moet werken. Een kleuraccent, een duidelijke naam bovenaan, een nette scheiding tussen onderdelen en eventueel een foto zijn geen probleem, zolang de tekst zelf als tekst in het bestand staat en de volgorde logisch is. Ook mensen lezen een overzichtelijk cv sneller.
De cv-templates van CVera zijn opgebouwd met echte tekst, standaardkoppen en een leesbare volgorde, zodat je een verzorgd ontwerp kunt kiezen zonder dat een systeem je gegevens kwijtraakt. Meer over de keuze tussen layouts lees je in de gids over cv-opmaak en indeling.
Test je cv voordat je solliciteert
Je kunt niet in elk ATS kijken, maar je kunt wel nagaan hoe software je cv waarschijnlijk leest. Doe dit voordat je op verzenden klikt:
- De kopieertest: selecteer alle tekst in je pdf, plak die in een leeg document en kijk of de volgorde klopt en niets ontbreekt.
- De zoektest: zoek met Ctrl+F in je eigen cv op de vijf belangrijkste woorden uit de vacature. Vind je ze niet, dan vindt de recruiter ze ook niet.
- De ATS-check: upload je pdf in de gratis ATS-cv-checker. Je ziet welke onderdelen worden herkend, of je contactgegevens goed worden uitgelezen en welke punten je nog kunt verbeteren.
Veelgestelde vragen
Wijst een ATS automatisch cv's af?
Soms, maar meestal op basis van knock-outvragen in het formulier, niet op basis van de opmaak van je cv. Wat wel vaak gebeurt: een recruiter filtert of zoekt, en een cv dat slecht is uitgelezen, komt dan niet bovenaan of helemaal niet in beeld.
Moet ik voor elke vacature een ander cv maken?
Je basis blijft gelijk, maar pas je profiel, de volgorde van je resultaten en je vaardigheden aan op de termen in de vacature. In de stap-voor-stapgids voor je cv lees je hoe je dat in een kwartier doet.
Werkt dit ook bij uitzendbureaus en recruitmentbureaus?
Ja. Uitzendbureaus en werving-en-selectiebureaus werken vrijwel altijd met een database waarin ze kandidaten op trefwoorden terugzoeken, soms nog maanden na je inschrijving. Een helder cv met de juiste functietitels en vaardigheden zorgt ervoor dat je ook bij toekomstige vacatures wordt gevonden. Houd je profiel bij het bureau daarom actueel.
Kan een ATS een Engelstalig cv lezen?
Meestal wel, maar schrijf je cv in de taal van de vacature. Is de vacature in het Nederlands, dan zoekt de recruiter ook op Nederlandse termen. Bij een Engelstalige vacature van een internationaal bedrijf stuur je een Engelstalig cv.
Mag er een foto op een ATS-vriendelijk cv?
Ja. Een foto wordt genegeerd door het systeem en stoort het uitlezen niet, zolang er geen tekst in de afbeelding staat. Of een foto verstandig is, lees je in foto op je cv: wel of niet?