CV otimizado para ATS: como passar na triagem

Quando se candidata através do site de carreiras de uma empresa, de uma empresa de recrutamento ou de uma plataforma de emprego, o seu CV raramente vai diretamente para os olhos de uma pessoa. Primeiro passa por um ATS (Applicant Tracking System), um software que guarda as candidaturas, extrai o texto do CV e ajuda a ordená-las. Este guia explica o que estes sistemas fazem de facto, que formatação lhes causa problemas e como usar as palavras certas sem cair no exagero.

O que é um ATS e o que faz com o seu CV

Um ATS é a base de dados onde a equipa de recrutamento gere os processos: publica o anúncio, recebe as candidaturas, marca quem passa à fase seguinte e envia respostas. Para tornar as candidaturas pesquisáveis, o sistema faz três coisas com o seu ficheiro:

1. Extrai o texto do PDF ou do documento Word.
2. Divide-o em campos: nome, contactos, empregos, datas, formação, competências.
3. Permite pesquisas e filtros: o recrutador escreve, por exemplo, SAP, carta de condução ou inglês C1 e vê primeiro os CV que contêm esses termos.

A ideia de que um robô rejeita sozinho a maioria dos CV é exagerada. Na maior parte dos casos, quem decide é uma pessoa, mas essa pessoa trabalha a partir do que o sistema mostra. Se o texto foi mal extraído ou se faltam as palavras que ela procura, o seu CV fica em baixo na lista ou nem aparece na pesquisa.

Formatação: o que o ATS lê bem e o que o confunde

A regra de ouro é simples: tudo o que é importante tem de ser texto real, numa ordem lógica de leitura. Os problemas aparecem quando o design se sobrepõe à estrutura.

Ícones pequenos ao lado do telefone e do e-mail não fazem mal, desde que o texto esteja lá. O que deve evitar é que uma informação exista só na imagem: um logótipo com o nome da universidade, uma barra de 80% para o Excel ou um gráfico com os anos de experiência não são lidos.

PDF ou Word?

Os ATS atuais leem bem PDF criados a partir de um editor de texto ou de um gerador de CV. O PDF tem a vantagem de manter o aspeto exato do documento em qualquer computador. Envie em Word apenas quando o anúncio o pedir expressamente; algumas empresas de recrutamento preferem-no porque adaptam o CV ao formato da casa antes de o apresentar ao cliente.

Para confirmar se o seu PDF é legível, faça este teste: abra-o, selecione todo o texto e cole-o num bloco de notas. Se aparecer na ordem certa, sem letras trocadas nem palavras coladas, um ATS também o consegue ler. Pode também carregar o ficheiro no verificador de CV para ATS, que mostra gratuitamente o texto extraído e assinala problemas de estrutura.

Palavras-chave: como encontrá-las e usá-las

As palavras-chave são os termos que o recrutador vai pesquisar, e quase todas estão no próprio anúncio. Leia-o e separe:

• Título do cargo: Técnico de Contabilidade, Operador de Armazém, Enfermeiro de Bloco Operatório.
• Ferramentas e sistemas: Primavera, PHC, SAP, Excel, AutoCAD, Salesforce.
• Requisitos formais: licenciatura em Gestão, CAP de motorista, inscrição na Ordem, carta de pesados.
• Competências técnicas: reconciliações bancárias, gestão de stocks, picking por radiofrequência.
• Línguas e níveis: inglês fluente, francês intermédio.

Depois, verifique se cada termo que corresponde à sua experiência aparece no CV com as mesmas palavras. Se o anúncio diz contabilidade analítica e o seu CV diz análise de custos, um humano percebe que é parecido, mas uma pesquisa pode não o encontrar. Quando existe uma sigla, use as duas formas pelo menos uma vez: Sistema de Gestão de Segurança Alimentar (HACCP).

Onde colocar as palavras-chave

• No título por baixo do nome, se corresponder ao cargo do anúncio.
• No perfil profissional, nas duas ou três mais importantes.
• Nos tópicos da experiência, ligadas a um resultado concreto.
• Na secção de competências, como lista simples.

Antes e depois: um exemplo

Imagine um anúncio para Técnico Administrativo com experiência em faturação, Primavera e Excel avançado.

Antes:

Apoio administrativo geral. Tratamento de documentos e arquivo. Utilização de programas informáticos.

Depois:

Emiti cerca de 400 faturas por mês no Primavera e acompanhei a cobrança a 150 clientes, reduzindo o prazo médio de recebimento de 62 para 45 dias. Criei mapas de controlo em Excel avançado (tabelas dinâmicas, PROCV) para conciliação de pagamentos.

A segunda versão contém as três palavras-chave do anúncio, é mais convincente para uma pessoa e é encontrada por uma pesquisa. É este o equilíbrio certo: escrever para quem lê, com o vocabulário de quem pesquisa. Os exemplos de CV por profissão, como o de assistente administrativo, mostram este tipo de tópico aplicado a cada área.

Formulários de candidatura: o que fazer quando também tem de preencher campos

Muitos sites de carreiras pedem que carregue o CV e, a seguir, mostram um formulário com campos já preenchidos a partir do ficheiro: nome, empregos, datas, formação. É aqui que se nota se o CV foi bem lido. Se aparecerem empregos trocados, datas em branco ou o nome da empresa no lugar do cargo, corrija os campos à mão antes de submeter. O recrutador vê muitas vezes esses campos, e não o PDF, na primeira lista de candidatos.

Algumas regras práticas para estes formulários:

• Não escreva consultar CV em anexo nos campos de texto. Um campo vazio ou remetido para o anexo pode ficar fora das pesquisas.
• Copie os tópicos mais fortes de cada emprego para a descrição correspondente, em vez de os resumir numa frase genérica.
• Responda às perguntas de triagem com rigor. Perguntas como Tem carta de condução de pesados? ou Tem disponibilidade para trabalhar por turnos? funcionam muitas vezes como filtros automáticos.
• Indique a pretensão salarial só se for obrigatório e, nesse caso, use um valor bruto anual ou mensal coerente com o mercado e com o anúncio.

Guarde uma cópia do anúncio e das respostas que deu. Se for chamado semanas depois, vai querer saber exatamente o que escreveu.

O que não deve fazer

• Encher o CV de palavras-chave. Repetir o mesmo termo dez vezes ou colar o anúncio inteiro não ajuda: o recrutador vai ler o CV e perceber.
• Esconder texto a branco. É um truque antigo; muitos sistemas mostram o texto extraído e o resultado é uma candidatura descartada por falta de honestidade.
• Incluir competências que não tem. Se passar na triagem, a entrevista técnica ou o período experimental vão mostrar a diferença.
• Usar abreviaturas internas da empresa anterior que ninguém fora dela conhece.
• Pôr informação essencial no cabeçalho ou rodapé do Word, que alguns sistemas ignoram.

Os modelos com design são compatíveis com ATS?

Podem ser, desde que o design esteja ao serviço do conteúdo. Uma cor de destaque, uma linha a separar secções, uma fotografia num canto ou uma coluna lateral com contactos e competências não são problema para um ATS moderno, desde que tudo o que importa seja texto e as secções tenham títulos claros. Os modelos de CV do CVera geram PDF com texto real e uma ordem de leitura lógica, para que o design não prejudique a triagem.

Se se candidata sobretudo através de grandes empresas, multinacionais ou empresas de recrutamento, prefira um modelo mais sóbrio. Para candidaturas enviadas diretamente por e-mail a uma PME ou entregues em mão, há mais margem para um design pessoal.

Lista de verificação rápida

1. O texto do PDF pode ser selecionado e copiado na ordem certa.
2. As secções têm títulos convencionais.
3. As datas estão em todos os empregos, com mês e ano.
4. O título do cargo do anúncio aparece no CV, se for verdadeiro.
5. As ferramentas e requisitos do anúncio que domina estão escritos com as mesmas palavras.
6. Não há competências representadas só por gráficos.
7. O ficheiro tem um nome claro, por exemplo CV_Joao_Martins_Tecnico_Administrativo.pdf.

Um CV otimizado para ATS é, no fundo, um CV bem escrito e bem estruturado. Para rever o resto do documento, siga o guia sobre como fazer um CV e, se tem dúvidas sobre a apresentação, o guia sobre o formato de CV.