Exemplo de CV de assistente administrativo

Como escrever o resumo de um CV de assistente administrativo

Em três ou quatro frases, diga em que tipo de organização trabalhou (PME, grupo empresarial, gabinete de contabilidade, escola, autarquia, clínica), a que áreas dá apoio (faturação, compras, contabilidade, recursos humanos, direção) e com que volume. Acrescente os programas principais e o lugar que procura.

Evite pessoa organizada, metódica e com capacidade de trabalho em equipa. É exatamente o que um empregador espera de qualquer administrativo. Mostre a organização com números: 450 faturas por mês, prazo médio de recebimento reduzido em 16 dias, arquivo de 40 dossiers digitalizado.

O que incluir na experiência profissional

Comece cada função pelo contexto: dimensão da empresa, setor e departamento. Depois mostre o seu trabalho por áreas, com três a cinco frases concretas:

• Faturação e cobranças: número de faturas, conferência com guias e encomendas, controlo de vencidos.
• Compras e fornecedores: pedidos de cotação, encomendas, lançamento e conferência de faturas, mapas de pagamentos.
• Apoio à contabilidade: classificação e lançamento de documentos, reconciliações simples, preparação de documentos para o contabilista certificado.
• Recursos humanos: mapas de férias e assiduidade, dados para salários, comunicações à Segurança Social, processos de admissão.
• Apoio à direção: agenda, viagens, reuniões, atas, correspondência.

Se melhorou um processo, conte-o com o antes e o depois. Um assistente que reduziu prazos de recebimento, erros de faturação ou papel em arquivo mostra que pensa no trabalho e não apenas o executa.

Programas e competências digitais

Nas competências técnicas, indique os programas que usa com frequência e o que faz com eles. Para o ERP, diga o nome do programa que usou, porque os programas de faturação e contabilidade mais comuns em Portugal são conhecidos pelos recrutadores e reduzem o tempo de formação. Para o Excel, seja específico: tabelas dinâmicas, PROCV ou PROCX, formatação condicional, mapas de controlo de cobranças.

Indique também se trabalha com o Portal das Finanças (e-fatura, comunicações), com a Segurança Social Direta, com plataformas de contratação pública ou com ferramentas de gestão documental. São competências práticas que muitos candidatos não mencionam e que poupam tempo ao empregador.

Formação e certificações

Indique a formação com os nomes exatos: curso profissional de Técnico Administrativo ou de Secretariado, CTeSP, licenciatura em Gestão, Contabilidade ou Secretariado e Assessoria. Se a sua formação é noutra área, não a esconda; explique na experiência como chegou ao trabalho administrativo.

Formação curta e certificada em Excel, legislação laboral, processamento salarial, contabilidade ou inglês comercial merece uma linha, com a entidade e as horas. Se está a frequentar uma formação, indique a data prevista de conclusão. Não precisa de listar todas as ações de formação obrigatória que fez na empresa; escolha as que interessam à vaga.

Extensão, formato e adaptação

Uma página é suficiente para a maioria dos assistentes administrativos; duas páginas para quem tem muitos anos e funções variadas. Use um formato limpo, sem erros e com datas alinhadas: um CV desarrumado é um mau sinal para um trabalho que vive da organização. O modelo Europass é aceite, sobretudo na função pública, mas um CV mais curto destaca-se nas empresas.

Adapte a ordem das frases à vaga. Para um lugar com foco financeiro, coloque faturação e cobranças em primeiro lugar; para apoio a recursos humanos, comece por assiduidade e salários; para assistente de direção, destaque agenda, viagens e confidencialidade. Nos procedimentos concursais da administração pública, siga sempre o formato pedido no aviso.

Exemplos de resumo profissional: Assistente administrativo

Exemplos de conquistas para o CV: Assistente administrativo

• Emiti cerca de 400 faturas por mês e reduzi as notas de crédito por erro de faturação de 4% para menos de 1% com uma conferência prévia com as guias de remessa.
• Reduzi o prazo médio de recebimento de 70 para 55 dias com um mapa de cobranças semanal e contactos sistemáticos aos clientes.
• Lancei e conferi mais de 500 faturas de fornecedores por mês e preparei os mapas de pagamentos para aprovação da direção.
• Preparei os dados de assiduidade, férias e horas extra de 120 colaboradores para o processamento salarial, sem correções no recibo em 12 meses.
• Digitalizei o arquivo administrativo de cinco anos e criei uma estrutura de pastas partilhadas, libertando uma sala de arquivo.
• Organizei a agenda e as viagens de dois diretores, incluindo deslocações a 10 feiras internacionais por ano.
• Criei modelos de Excel para controlo de encomendas e stocks de material de escritório, com uma redução de compras urgentes.
• Assegurei o atendimento telefónico e presencial e a gestão da correspondência de uma empresa com 60 colaboradores.

Competências para o seu CV: Assistente administrativo