Cv-voorbeeld receptioniste (receptionist)

Zo schrijf je een profiel als receptioniste

Je profiel beantwoordt in drie of vier zinnen: waar je aan de receptie hebt gestaan (kantoor, hotel, zorginstelling, gemeente, bedrijfsverzamelgebouw), hoe druk het daar was, met welke systemen je werkt en wat je zoekt. Receptioniste bij een kantoor met 140 medewerkers, 40 tot 60 bezoekers per dag geeft een werkgever direct een beeld. Noem je talen en of je BHV'er bent, want daar wordt vaak naar gevraagd.

Laat zinnen als representatief, klantvriendelijk en stressbestendig weg; dat staat in elke vacature en dus in elk cv. Laat die eigenschappen liever zien met een voorbeeld, zoals de receptie draaiende houden tijdens een verbouwing of een groot congres.

Werkervaring: volume, systemen en verantwoordelijkheid

Geef bij elke functie kort de context: het soort organisatie, het aantal medewerkers en of je alleen of met collega's aan de balie zat. Kies daarna drie tot vijf punten die laten zien wat je echt doet:

• Telefoon en bezoek: gesprekken per dag, bezoekers per dag, in welke talen, en via welk systeem.
• Ruimtes en agenda's: vergaderruimtes boeken, catering en techniek regelen, agenda's van directie of teams bijhouden.
• Post en administratie: post registreren, koeriers, bestellingen van kantoorartikelen, facturen klaarzetten.
• Veiligheid en toegang: bezoekerspassen, sleutelbeheer, BHV, ontruimingsoefeningen.
• Verbeteringen: een handboek voor invallers, een nieuwe bezoekersregistratie, minder dubbele boekingen.

Gebruik cijfers waar je ze hebt. Weet je niet precies hoeveel telefoontjes je beantwoordde, geef dan een eerlijke bandbreedte zoals 80 tot 100 per dag. Dat is voor een werkgever veel duidelijker dan veel telefoonverkeer.

Systemen en vaardigheden die je noemt

Wees concreet over je systemen. Noem de telefooncentrale of het platform (bijvoorbeeld Teams-telefonie), het bezoekersregistratiesysteem, het reserveringssysteem voor ruimtes, Microsoft 365 en eventueel een hotel- of patiëntsysteem zoals Opera PMS of een afsprakensysteem in de zorg. Werkgevers zien dan hoe snel je ingewerkt bent.

Persoonlijke vaardigheden zijn bij de receptie extra belangrijk, maar alleen als je ze onderbouwt. Kies er drie of vier en laat in je werkervaring zien waar ze uit blijken: rustig blijven bij een boze beller, discreet zijn met vertrouwelijke informatie bij een advocatenkantoor of ziekenhuis, of prioriteren als de telefoon gaat terwijl er vijf bezoekers aan de balie staan. Ga je solliciteren bij een gemeente, ziekenhuis of internationaal bedrijf, zet je talen dan hoog in je cv.

Opleiding, BHV en certificaten

Voor veel receptiefuncties wordt mbo-niveau 3 of 4 gevraagd, bijvoorbeeld een opleiding front office, secretarieel of hospitality. Vermeld je opleiding met het niveau en de school. Heb je een andere achtergrond, zoals retail of horeca, dan telt je klantervaring zwaar mee; zet die ervaring dan in je profiel.

Zet in een aparte rubriek:

• BHV: met het jaar van je laatste herhaling, en of je ploegleider bent.
• Office: cursussen of certificaten voor Outlook, Word of Excel.
• Talen: taalcursussen of het niveau dat je hebt behaald, vooral bij Engels, Duits of Frans.

In Vlaanderen is het gebruikelijk om ook je kennis van Frans duidelijk te vermelden, omdat veel bedrijven tweetalig onthaal vragen. Daar heet de functie vaak onthaalmedewerker of onthaalbediende.

Lengte, opmaak en afstemmen op de vacature

Eén pagina is voor de meeste receptionistes genoeg; met veel ervaring of extra taken zoals facilitair beheer mag het twee pagina's zijn. Je cv is ook een proef van je nauwkeurigheid: geen typfouten, een rustige opmaak en dezelfde datumnotatie overal.

Pas je cv aan per vacature. Bij een zorginstelling benadruk je afspraken plannen en omgaan met patiënten, bij een hotel gastvrijheid, betalingen en wisseldiensten, en bij een kantoor telefonie, vergaderruimtes en discretie. Neem woorden uit de vacature over als ze echt bij je ervaring passen, zoals bezoekersregistratie of postverwerking, zodat een sollicitatiesysteem ze herkent.

Voorbeelden van een profieltekst: Receptioniste / receptionist

Voorbeelden van resultaten op je cv: Receptioniste / receptionist

• Ontving dagelijks 40 tot 60 bezoekers en registreerde hen in het digitale bezoekerssysteem, inclusief bezoekerspassen.
• Beantwoordde 100 tot 130 telefoontjes per dag in het Nederlands en Engels en verbond door naar 140 medewerkers.
• Beheerde de agenda van twaalf vergaderruimtes en regelde catering en techniek voor gemiddeld 25 afspraken per dag.
• Schreef een receptiehandboek waarmee invalkrachten binnen één dag zelfstandig konden werken.
• Checkte in het hoogseizoen tot 70 gasten per dag in en uit in Opera PMS en verkocht upgrades bij aankomst.
• Coördineerde als BHV-ploegleider twee ontruimingsoefeningen per jaar voor twee verdiepingen.
• Zette de papieren bezoekerslijst over naar een digitaal systeem, zodat bij een ontruiming direct zichtbaar is wie er in het pand is.
• Verwerkte dagelijks inkomende post en aangetekende stukken en registreerde die volgens de vaste procedure.
• Plande als baliemedewerker in een polikliniek dagelijks 80 afspraken en hield de wachtkamer op tijd.

Vaardigheden voor je cv: Receptioniste / receptionist