Cv-voorbeeld administratief medewerker

Zo schrijf je een profiel als administratief medewerker

Je profiel beantwoordt in drie of vier zinnen: welk soort administratie je doet, hoeveel jaar ervaring je hebt, met welke pakketten je werkt en wat je zoekt. Administratief medewerker met zes jaar ervaring in crediteuren en facturatie, AFAS en Exact zegt een werkgever veel meer dan allround administratieve kracht. Noem de sector als die relevant is: zorg, woningcorporatie, gemeente, logistiek of een accountantskantoor werken elk met hun eigen regels.

Laat zinnen als nauwkeurig, zelfstandig en cijfermatig sterk weg uit je profiel. Bewijs ze liever in je werkervaring met een cijfer, zoals een kortere doorlooptijd of minder openstaande facturen.

Werkervaring: wat, hoeveel en hoe foutloos

Administratief werk lijkt op papier vaak hetzelfde. Laat daarom per functie zien wat je precies deed en hoeveel. Een werkgever leest liever 650 inkoopfacturen per maand in AFAS dan verwerken van facturen. Kies drie tot vijf punten uit deze onderwerpen:

• Volume: facturen, boekingen, dossiers, aanvragen of mutaties per week of maand.
• Termijnen: doorlooptijden, betaaltermijnen, het aantal openstaande posten, achterstanden die je hebt weggewerkt.
• Kwaliteit: minder fouten, een opgeschoonde database, een archief dat aan de bewaartermijnen voldoet.
• Ondersteuning: voor hoeveel mensen je agenda's, notulen en vergaderingen regelde.
• Verbeteringen: een digitale goedkeuringsroute, een nieuw Excel-overzicht, een handleiding voor collega's.

Werk je via een uitzendbureau of in tijdelijke opdrachten, zet dan het bureau of de opdrachtgever en de duur bij elke opdracht. Korte opdrachten van een paar weken kun je samenvatten onder één kopje.

Software en vaardigheden: wees specifiek

Werkgevers zoeken in sollicitatiesystemen op pakketnamen. Noem daarom de software waarmee je echt werkt: AFAS Profit, Exact Online, Twinfield, SAP, Nmbrs of een documentmanagementsysteem. Bij Excel zegt een lijstje functies, zoals draaitabellen, X.ZOEKEN of ALS-formules, meer dan goede Excelkennis.

Bij persoonlijke vaardigheden past alles wat met betrouwbaarheid te maken heeft: nauwkeurig werken onder tijdsdruk, discreet omgaan met persoonsgegevens, prioriteren als iedereen tegelijk iets vraagt. Werk je met personeels- of huurdersgegevens, laat dan zien dat je weet hoe je volgens de AVG-afspraken van je organisatie werkt, bijvoorbeeld met bewaartermijnen en toegangsrechten.

Opleiding en cursussen

Voor administratieve functies wordt meestal mbo-niveau 3 of 4 gevraagd, bijvoorbeeld Financieel administratief medewerker, Secretarieel medewerker of Management assistant. Vermeld je opleiding met het niveau en de school. Heb je een andere opleiding maar wel ervaring, dan kun je met losse vakdiploma's laten zien dat je de basis beheerst:

• Boekhouden: Basiskennis Boekhouden (BKB) of het Praktijkdiploma Boekhouden (PDB).
• Loon en personeel: een cursus salarisadministratie als je richting HR of payroll wilt.
• Software: trainingen voor Excel, AFAS of Exact.

In Vlaanderen heet de functie vaak administratief bediende. Vermeld daar je diploma secundair onderwijs of je bachelor, bijvoorbeeld Office management, en je kennis van Frans als de werkgever tweetalig werkt.

Lengte, opmaak en afstemmen op de vacature

Eén tot twee pagina's is genoeg. Je cv is een proef van je eigen werk: een strakke opmaak, consequente datums en geen typfouten. Een administratief medewerker met spelfouten in het cv maakt geen goede eerste indruk.

Pas je cv aan per vacature. Zoekt een bedrijf iemand voor de crediteurenadministratie, zet dan je factuurverwerking en betaalruns bovenaan. Gaat het om een secretariële ondersteuningsrol, benadruk dan agendabeheer, notuleren en het organiseren van vergaderingen. Neem de pakketnamen uit de vacature over als je ermee hebt gewerkt, zodat een recruiter en het sollicitatiesysteem ze direct zien.

Voorbeelden van een profieltekst: Administratief medewerker

Voorbeelden van resultaten op je cv: Administratief medewerker

• Verwerkte maandelijks rond 650 inkoopfacturen in AFAS Profit, inclusief controle op inkooporder, budgetcode en btw.
• Bracht de doorlooptijd van facturen terug van 24 naar 11 dagen door een digitale goedkeuringsroute in te richten.
• Verlaagde het aantal facturen ouder dan 60 dagen in een jaar van 48 naar 15 door klanten gestructureerd na te bellen.
• Digitaliseerde 1.400 dossiers en richtte het archief in volgens de vastgestelde bewaartermijnen.
• Notuleerde het wekelijkse projectoverleg en bewaakte de actielijst voor een afdeling van 18 medewerkers.
• Maakte maandelijks een Excel-overzicht van openstaande verplichtingen per project voor het management.
• Ruimde het leveranciersbestand op en verwijderde rond 300 dubbele of inactieve leveranciers, waardoor minder facturen op het verkeerde account werden geboekt.
• Bewaakte de vervaldatums van rijbewijzen en Code 95 voor 45 chauffeurs en meldde ze tijdig aan de planning.
• Schreef een werkinstructie voor de factuurverwerking waarmee een nieuwe collega binnen een week zelfstandig kon boeken.

Vaardigheden voor je cv: Administratief medewerker