Životopis administrativní pracovnice – vzor

Napište, jakou agendu jste skutečně vedli

Pod názvem administrativní pracovnice se skrývají velmi různé práce. Jedna asistentka vede kalendář ředitele, jiná vystavuje stovky faktur měsíčně, další zajišťuje podatelnu na úřadě. Zaměstnavatel potřebuje vědět, kterou z nich znáte. Na začátku každé pracovní zkušenosti proto vyjmenujte své hlavní agendy, například:

• Korespondence a dokumenty: pošta, datová schránka, podatelna, spisová služba, archivace.
• Finance: vystavování faktur, párování plateb, pokladna, cestovní náhrady, podklady pro účetní.
• Nákup a provoz: objednávky kancelářských potřeb a služeb, vozový park, správa budovy a úklidu.
• Podpora vedení: kalendář, porady, zápisy, cesty, příprava podkladů.
• Personální administrativa: docházka, podklady pro mzdy, nástupní dokumenty.

U každé agendy pomůže i objem: kolik dokumentů, faktur nebo zaměstnanců.

Jak napsat profil administrativní pracovnice

Profil má tři až čtyři věty. Napište vzdělání (například obchodní akademii nebo vyšší odbornou školu), délku praxe a typ organizace, hlavní agendy a programy, ve kterých pracujete. Na konec přidejte, jakou pozici hledáte: asistentku vedení, office managerku, referentku nebo administrativní podporu obchodu.

Vyhněte se větám jako jsem pečlivá, spolehlivá a samostatná. Pečlivost lépe ukáže evidence smluv, ve které se nic neztratí, a samostatnost to, že vám vedení svěřilo celou agendu bez dohledu.

Pracovní zkušenosti: objem, programy a zlepšení

Pod každé místo napište tři až pět bodů. Začněte tím, co jste měli na starosti a v jakém objemu, a pokračujte tím, co jste zlepšili. Administrativa je plná drobných zlepšení, která firmě šetří čas i peníze, a právě ta zaměstnavatele zajímají:

• Objem: počet faktur, dokumentů v datové schránce, cestovních příkazů, zaměstnanců, pro které agendu vedete.
• Úspora času: nová šablona, sdílená evidence, přechod z papíru na elektronické schvalování.
• Úspora peněz: zrušené nevýhodné smlouvy, lepší ceny u dodavatelů, hlídání termínů a pokut.
• Spolehlivost: žádná zmeškaná lhůta, správně podané dokumenty, bezchybné podklady pro účetní.
• Organizace: porady, akce, školení, cesty a návštěvy.

Pokud jste pracovali na úřadě nebo ve veřejné instituci, napište, se kterými agendami a systémy jste se setkali. Zkušenost se spisovou službou a zákonnými lhůtami je cenná i pro soukromé firmy, které jednají s úřady.

Programy a dovednosti

U administrativní pozice je počítač hlavní pracovní nástroj, takže programy pište co nejpřesněji. Místo znalost MS Office uveďte, co v Excelu umíte (filtry, funkce SVYHLEDAT, kontingenční tabulky, grafy), a jmenujte ekonomický nebo informační systém, ve kterém pracujete, například Pohodu, Money, Heliosa nebo SAP. Přidejte datovou schránku, spisovou službu a elektronický podpis, pokud s nimi pracujete.

Rychlost psaní na klávesnici a státní zkouška z psaní jsou u asistentských pozic stále plus, uveďte je mezi osvědčení. Z měkkých dovedností jsou nejcennější organizace práce, diskrétnost a schopnost jednat s úřady, dodavateli i vedením. Diskrétnost zmiňte hlavně tehdy, když jste pracovali s důvěrnými informacemi, například se smlouvami nebo personální agendou.

Délka a úprava životopisu

Administrativní pracovnice by měla poslat životopis bez chyb a s čistou úpravou, protože i podle něj zaměstnavatel posoudí, jak připravíte dokumenty pro něj. Stačí jedna až dvě strany, jednotné písmo, stejný formát dat a zarovnání. Před odesláním si životopis přečtěte nahlas nebo ho dejte přečíst někomu dalšímu.

Fotografie není povinná. Rodné číslo, rodinný stav ani podpis do životopisu nepatří. Životopis přizpůsobte inzerátu: když firma hledá asistentku obchodu, dejte do popředí objednávky, fakturaci a komunikaci se zákazníky, když hledá asistentku ředitele, kalendář, porady a důvěrné dokumenty.

Ukázky profesního shrnutí: Administrativní pracovnice / asistentka

Ukázky pracovních úspěchů: Administrativní pracovnice / asistentka

• Denně zpracuji 40 až 60 dokumentů v datové schránce a podatelně a přiděluji je odpovědným útvarům.
• Zavedla jsem evidenci smluv s upozorněním na výpovědní lhůty; firma díky ní zrušila 7 nevýhodných smluv.
• Vystavovala jsem přibližně 150 faktur a zálohových faktur měsíčně v systému Pohoda a párovala platby.
• Zpracovávám cestovní příkazy a vyúčtování pracovních cest pro 35 zaměstnanců včetně zahraničních cest.
• Spravuji administrativu vozového parku 24 vozidel včetně pojištění, technických kontrol a knihy jízd.
• Připravil jsem podklady k 20 veřejným zakázkám a všechny nabídky jsme podali v termínu a bez vyřazení pro formální chyby.
• Převedla jsem schvalování objednávek z papírových formulářů do sdílené tabulky; doba schválení se zkrátila z týdne na dva dny.
• Organizuji firemní akce a školení pro skupiny do 40 osob včetně ubytování, dopravy a občerstvení.
• Vedla jsem podatelnu a spisovou službu městského úřadu a připravovala podklady pro jednání zastupitelstva.

Dovednosti do životopisu: Administrativní pracovnice / asistentka