Hogyan írd meg az asszisztensi bemutatkozást
A bemutatkozás három-négy mondatban mondja meg, kit támogatsz, milyen adminisztrációt viszel, milyen programokkal, és milyen munkát keresel. Az irodai asszisztens megnevezés mögött nagyon különböző munkák lehetnek, ezért a kontextus a legfontosabb.
- Kinek dolgozol: egy ügyvezetőnek, vezetőségnek, egy osztálynak, egész irodának.
- Szervezet: cégméret, iparág, közintézmény vagy magáncég.
- Fő feladatok: naptárkezelés, iktatás, számlák, szerződések, beszerzés, utazásszervezés, HR-adminisztráció.
- Programok: Excel szintje, vállalatirányítási rendszer, iktatórendszer.
Az olyan mondat, mint precíz, megbízható munkatárs vagyok, mindenkinél ott van. A pontosságodat inkább azzal mutasd meg, hány számlát vagy ügyiratot kezelsz hibátlanul.
Feladatok helyett eredmények
Az asszisztensi önéletrajzok legnagyobb hibája, hogy csak felsorolják a munkaköri leírást. Minden munkahelynél válassz három-öt felsorolást, amely mennyiséget, felelősséget vagy javulást mutat.
- Mennyiség: számlák, ügyiratok, megbeszélések, utak vagy rendezvények száma havonta vagy évente.
- Önállóság: mit intézel el úgy, hogy a vezetődnek nem kell vele foglalkoznia.
- Fejlesztés: új iktatási rend, sablonok, közös naptár, Excel-kimutatás, amely időt spórolt.
- Eredmény: kevesebb késedelmes fizetés, gyorsabb dokumentumkeresés, alacsonyabb utazási költség.
A levelezés intézése semmit nem mond. Az viszont igen, hogy havonta 350 bejövő számlát rögzítek és egyeztetek a könyveléssel.
Számítógépes ismeretek: légy pontos
Az MS Office felhasználói szintű ismerete mára semmit sem jelent. Írd le, mit tudsz az egyes programokban: Excelben kimutatás, FKERES, szűrők és feltételes formázás; Wordben körlevél és sablonok; Outlookban közös naptárak kezelése. Ha használtál vállalatirányítási rendszert (például SAP), iktatórendszert vagy online aláírási megoldást, nevezd meg.
Közigazgatási tapasztalatnál az ügyiratkezelés, az elektronikus kapcsolattartás és a testületi ülések adminisztrációja külön erősség, mert a magánszférában is értékes, rendezett munkát mutat. A gépírási sebességet akkor érdemes megadni, ha a hirdetés kéri, vagy ha kiemelkedő.
Végzettség és képzések
Irodai asszisztens állásra sokféle végzettséggel lehet jelentkezni: ügyviteli vagy irodai asszisztens szakképesítéssel, gazdasági vagy kommunikációs diplomával, vagy érettségivel és tapasztalattal. Írd fel a legmagasabb végzettségedet és azt, amelyik a munkához a legközelebb áll.
A nyelvvizsgát a szinttel együtt add meg. Az Excel- vagy rendszeroktatásokat, a titkári vagy irodavezetői képzéseket szintén írd fel a kiállítóval és az évvel. Rövid, egynapos tréningeket csak akkor, ha a megpályázott munkához kapcsolódnak.
Terjedelem és igazítás a hirdetéshez
Egy irodai asszisztens önéletrajz legyen egy-két oldal, tiszta, egyszerű elrendezéssel. Mivel a munka a precizitásról szól, a formázási hibák, eltérő betűtípusok vagy elírások itt különösen sokat ártanak. A fénykép Magyarországon gyakori, de nem kötelező.
Minden jelentkezés előtt nézd meg, mit hangsúlyoz a hirdetés. Ha pénzügyi adminisztrációt, akkor a számlakezelés kerüljön előre; ha vezetői támogatást, akkor a naptárkezelés és az utazásszervezés; ha HR-adminisztrációt, akkor a munkaszerződések és a jelenléti ívek.
Szakmai összefoglaló minták: Irodai asszisztens
Tapasztalt
Vezetői asszisztens és irodavezető 14 év tapasztalattal nemzetközi szolgáltató cégnél. Egy 80 fős iroda működéséért felelek, három asszisztenst irányítok, kezelem az irodai beszerzéseket és a beszállítói szerződéseket évi 60 millió Ft-os keretből, és támogatom a regionális igazgatót. Angol és német nyelven tárgyalási szinten. Irodavezetői vagy vezetői asszisztensi munkát keresek.
Középszint
Irodai asszisztens négy év tapasztalattal egy építőipari cég irodájában. Önállóan kezelem a bejövő számlákat, a szerződések iktatását, a munkaruha- és irodaszer-rendelést és a projektvezetők naptárát. Haladó szinten használom az Excelt. Olyan munkát keresek, ahol pénzügyi vagy HR-adminisztrációban is fejlődhetek.
Pályakezdő
Frissen végzett irodai asszisztens, a szakmai gyakorlatomat egy könyvelőirodában töltöttem, ahol iktattam, számlákat rögzítettem és ügyfélhívásokat fogadtam. Magabiztosan használom a Wordöt és az Excelt, angol B2 nyelvvizsgám van. Teljes munkaidős irodai munkát keresek.
Eredmény-példák az önéletrajzba: Irodai asszisztens
- Havonta mintegy 350 bejövő számlát rögzítettem és egyeztettem a könyveléssel, a késedelmes fizetések száma egy év alatt a felére csökkent.
- Elektronikus iktatórendszert vezettem be a szerződésekre, így bármely dokumentum percek alatt kereshetővé vált.
- Három vezető naptárát kezeltem heti 25–35 egyeztetéssel, ütközések és lemaradt határidők nélkül.
- Évente 40 belföldi és külföldi üzleti utat szerveztem, a szállás- és repülőfoglalások összevonásával az utazási költség 15%-kal csökkent.
- Évente mintegy 6 000 ügyiratot iktattam és továbbítottam egy önkormányzati hivatalban.
- Előkészítettem a havi képviselő-testületi ülések meghívóit, előterjesztéseit és jegyzőkönyveit, határidőre.
- Excel-alapú kimutatást készítettem az irodaszer- és munkaruha-rendelésekről, ezzel félévente 400 ezer Ft fölösleges rendelést kerültünk el.
- Két 200 fő feletti céges rendezvényt szerveztem meg a helyszínfoglalástól a vendéglistáig.
Készségek az önéletrajzba: Irodai asszisztens
Szakmai készségek
- Microsoft Excel (kimutatások, FKERES)
- Word, Outlook, PowerPoint
- Vállalatirányítási rendszer (pl. SAP)
- Iktatás és ügyiratkezelés
- Bejövő számlák rögzítése és egyeztetése
- Naptárkezelés és értekezletszervezés
- Utazás- és rendezvényszervezés
- Jegyzőkönyvvezetés
- Beszerzési adminisztráció
- Gépírás
Soft skillek
- Pontosság és rendszerezettség
- Diszkréció
- Határidők és prioritások kezelése
- Proaktív problémamegoldás
- Udvarias kommunikáció telefonon és írásban
- Együttműködés több vezetővel
